Estás exhausto. Acaba de terminar el evento para el cual tanto has trabajado. Afortunadamente, todo ha salido muy bien. ¿Todo? Todavía no. Te falta un último esfuerzo para poder cerrar el ciclo de retroalimentación: la encuesta de evaluación.
Este tipo de cuestionarios son muy importantes para poder saber realmente si un evento fue exitoso o no (y conocer también los “key learnings”, es decir, los aspectos a mejorar). Generalmente, la gente tiende a ser políticamente correcta cuando está frente a otra persona. Por más alimento al ego que eso signifique, te recomendamos fuertemente que no te quedes exclusivamente con los comentarios elogiosos de la gente que se retira.
Ten en cuenta que el evento que organizaste quizás fue un éxito en tus ojos, pero tal vez no fue lo mismo para todos los asistentes. Así entonces, una encuesta en línea para evaluar el nivel de satisfacción post evento te servirá para recibir una opinión honesta de las personas que asistieron a tu evento.
Por esto, te recomendamos que, a la hora de planificar un evento, reserves un espacio para poder evaluar cómo salió todo.
Planifica tu encuesta de evaluación
Ahora bien, ¿cómo se elabora una encuesta web post evento? Habitualmente, estos sondeos ayudan la opinión global del participante, tanto en lo que refiere a aspectos generales como a cuestiones estrictamente particulares.
En ese sentido, algunas preguntas que no pueden faltar en el cuestionario en línea son: ¿Cómo calificarías el catering/programa/lugar del evento…? ¿Cuál fue tu aspecto favorito? ¿Recomendarías este evento a tus amigos o colegas?
Otro aspecto importante a tener en cuenta es que no dejes pasar mucho tiempo desde que termina el evento para enviar la encuesta de evaluación. Esa ventana de las horas -a lo sumo días- posteriores al encuentro es clave para poder tener la retroalimentación necesaria de los participantes para golpear “cuando el hierro todavía está caliente”.
Utiliza las plataformas de encuestas en línea
Las plataformas de encuestas en línea son hoy en día el recurso más utilizado para poder realizar este tipo de sondeos. Por eso, a continuación te ofrecemos algunos consejos que te serán útiles a la hora de confeccionar tu cuestionario online.
Explica para qué estás haciendo la encuesta. En la pantalla de bienvenida puedes colocar una leyenda en donde le comentas al participante que su opinión servirá para mejorar en futuros eventos.
De lo general a lo particular. Comienza preguntando acerca de la organización general del evento. Utiliza escalas sencillas y aclara cuál es el máximo y el mínimo puntaje (por ejemplo “Del 1 al 5, siendo 1 malo y 5 excelente”). Algunas plataformas de encuestas online te permiten acompañar el puntaje con diseños estándar para el usuario, como estrellas. Esto le permitirá que su experiencia de uso sea más “amable” y lo predispondrá mejor a la hora de contestar.
Utiliza imágenes. Si el evento tuvo oradores, coloca una imagen de los ellos para preguntar cuál fue el mejor. La memoria visual es un recurso extremadamente potente para motivar al participante a responder.
NPS. El Net Promoter Score (NPS) es un indicador que mide la lealtad de los clientes. De acuerdo con los resultados, se clasifican en promotores, pasivos y detractores. Los paneles de las encuestas en línea permiten que la empresa realice un NPS a sus usuarios fácilmente. Una encuesta de satisfacción del evento puede utilizar esta escala para medir también el nivel de lealtad del participante y, en consecuencia, su satisfacción.
Preguntas abiertas. Deja que el participante se exprese libremente. Las preguntas abiertas te permitirán conocer la opinión verdadera de quien responde y, sobre todo, las cuestiones a mejorar. Si manejas grandes volúmenes de información puedes analizarlas posteriormente utilizando nubes de palabras.
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