Uno de los desafíos más importantes a la hora de desarrollar una encuesta online es el de generar interés en la audiencia. Así, incrementar la participación de nuestro público objetivo y obtener una masa crítica de respuestas nos permitirá tener una muestra lo más representativa posible. Si conseguimos eso, estaremos más cerca de darle un valor mayor al análisis de los datos que recolectamos. Y a eso apuntamos cuando elaboramos un cuestionario en línea.
Ahora bien, ¿cómo hacemos para motivar a los participantes a completar la encuesta? ¿Existen las fórmulas mágicas para poder conseguir un número interesante de respuestas?
Lamentablemente no tenemos la bola de cristal, pero sí podemos entregar algunas claves que ayuden a los encargados de llevar adelante encuestas por internet a planificar mejor su trabajo.
(Casi) todo lo que hay que saber sobre recordatorios
El seguimiento de las encuestas en línea a través del correo electrónico es la técnica más habitual para incrementar los índices de respuesta. Le dan al creador de encuestas una nueva alternativa para capturar la atención del público y aumentar la participación. Sin embargo, no todos los procesos de desarrollo de encuestas web fluyen de la mejor manera. Es necesario navegar en un fino equilibrio en el cual los recordatorios sean una herramienta eficaz sin caer en un exceso molesto para los participantes. Es casi una disciplina en sí misma que desvela a los creadores de encuestas online.
En cuanto se envía la encuesta, la ansiedad y las dudas comienzan a aparecer. ¿Habrá quedado clara la invitación al cuestionario? ¿Habrá llegado bien? ¿Es necesario enviar un refuerzo? ¿Y si volvemos a enviar un correo con otros comentarios? En cada una de esas preguntas se encuentra la necesidad última de una encuesta: conseguir respuestas a nuestro cuestionario en línea. Si esperamos demasiado para enviar el recordatorio, podemos perder el interés por un tema “caliente”. Al contrario, si se persiste mucho con el seguimiento, caemos en el pecado del spam: irritar, alejar a la audiencia y no llamar la atención.
Buscar el momento oportuno
En líneas generales, los expertos afirman que la ventana de tiempo comprendida entre las 48 y 72 horas posteriores al envío de la invitación a completar la encuesta online es el momento oportuno para disparar el correo con el recordatorio.
De acuerdo con datos del mercado, tres de cada cuatro respuestas se recopilan en los primeros dos días posteriores al envío del cuestionario. Así entonces, un pequeño razonamiento lógico nos permitiría esta reflexión: si enviamos recordatorios antes de ese lapso de tiempo, ¿estaremos fastidiando al público que ya estaba decidido a completar el cuestionario en línea? Y de modo contrario: si acaso esperamos más de 72 horas para enviar el follow-up, ¿corremos el riesgo de que el tema se haya enfriado y nuestro correo se duerma en el sueño de los justos?
Tal como se remarcó tres párrafos más arriba de este texto, el equilibrio justo, el estar en el lugar exacto en el momento oportuno, es el motor del éxito cuando se trata de incrementar la participación de las encuestas web que creamos.
¿Alcanza con enviar un solo recordatorio?
Existen variables que hacen que cada encuesta en línea sea única y en función de eso debemos determinar cómo proceder al envío de los recordatorios. No podremos nombrar a todos en esta entrada (prometemos hacerlo en siguientes posteos) pero algunas claves que afectan al nivel de participación de nuestra encuesta son: la extensión del cuestionario web, el momento del año en el cual se envía, el tipo de complejidad del tema que aborda y el tipo de audiencia al cual está dirigido entre muchas otras otras.
Entonces, ¿cómo podemos saber si tenemos que enviar más de un recordatorio? En general, como explicamos antes, la mayoría de las respuestas llegan luego del primer correo de seguimiento. No obstante, a veces los creadores de encuestas envían dos, tres y hasta cuatro recordatorios para obtener la cantidad de respuestas deseadas. Claro está que la mayoría de las respuestas llegan de manera espontánea y luego del primer recordatorio. El resto es mero apalancamiento que roza el límite del spam.
En ese sentido, la mejor recomendación es apuntar todos los cañones a elaborar un primer recordatorio claro, conciso y efectivo para distribuir en el momento exacto durante el período comprendido entre las primeras 48 y 72 horas luego de haber enviado la invitación inicial a completar el cuestionario online. Eso no asegura el éxito al ciento por ciento, pero ya que lamentablemente no podemos contar con la bola de cristal que nos dé la verdad revelada, lo mejor es tener la mayor cantidad de variables bajo control para poder trabajar profesionalmente.
¡Mucho éxitos con la creación de tu próxima encuesta en línea!