Aprovecha al máximo el análisis de los resultados de tu encuesta online
¿Has escuchado hablar sobre el concepto Data Driven? Se trata de un modelo que atraviesa prácticamente todas las áreas de negocios, desde Finanzas, Comercial hasta Recursos Humanos y, desde luego, Marketing. Entre el retorno de la inversión, el costo por adquisición y más, los profesionales de las empresas siempre están buscando diferentes métricas e informes sobre el progreso.
En ese sentido, las plataformas de encuestas online emergen como una excelente herramienta para poder capturar información valiosa acerca de los comportamientos y opiniones de clientes.
Ahora bien, una vez que capturaste toda esa información, ha llegado el momento de que la proceses. En algunos casos, se trata de miles de datos, que se encuentran dispersos en varios formularios en línea.
Las plataformas de encuestas en línea han integrado en los últimos años funcionalidades que permiten analizar la información recolectada tanto en el propio espacio como en sitios de terceros. Así, uno de los procesadores de cálculos más populares en la actualidad es la herramienta colaborativa basada en la nube Google Sheets, que la empresa de California introdujo en 2012 y muchos usuarios han adoptado.
Utilizar Google Sheets tiene varias ventajas y una de ellas (tal vez la más importante) es que es gratuita. Sin embargo, a la hora de procesar la información de tu formulario en línea es importante conocer algunas de las aplicaciones que la herramienta posee para poder sacarle el mejor provecho al análisis de resultados.
A continuación, te presentamos algunos consejos para poder utilizar Google Sheets más eficientemente y sacarle el jugo cuando tengas que procesar la información extraída de la plataforma de encuestas web.
“A la hora de procesar la información de tu formulario en línea es importante conocer algunas de las aplicaciones que Google Sheets posee para poder sacarle el mejor provecho al análisis de resultados”
1. Genera mapas de calor utilizando reglas de formato condicional
Si has incluido la clásica pregunta del Net Promoter Score (NPS) “¿Cuán probable es que recomiendes nuestro servicio a un amigo?” necesitarás atribuirle las categorías de “Promotores”, “Neutros” y “Detractores” a quienes respondieron.
Por ahora sólo tienes números del 1 al 10 en las respuestas. ¿Qué hace falta? Básicamente, que clasifiques las respuestas.
Podrás realizar esto a través de la herramienta Reglas de formato condicional, que permite asignarle un color a las respuestas. Selecciona la columna con los valores y aplica reglas para cada respuesta del índice NPS:
- Si los valores son entre 9 y 10: Promotores, de color verde.
- Si los valores son entre 7 y 8: Neutros, de color amarillo.
- Si los valores son entre 0 y 6: Detractores, de color rojo.
2. Limpia los valores de los campos (CLEAN & TRIM)
¿Te ha pasado que en el campo “Nombre” las respuestas recibidas no llegan en el mismo formato? ¿Necesitas unificar criterios para para poder organizar la información?
Las funciones LIMPIAR (CLEAN) y ESPACIOS (TRIM) de Google Sheets sirven para remover todos los caracteres no necesarios, ajustar mayúsculas y minúsculas en los comienzos y eliminar espacios.
3. Protege los datos en celdas
Uno de los principales beneficios de Google Sheets es su carácter colaborativo. Es decir, a diferencia de otras planillas de cálculo, el documento puede ser completado por varias personas a la misma vez, sin necesidad de que esté alojado en el mismo equipo o servidor, ya que Google Sheets es un servicio en la nube.
Ahora bien, tal vez te ha pasado que, en el apuro por completar un reporte, varias personas del equipo completan una misma planilla a la vez y modifican los datos (números o texto) que otro ha colocado. Esto sucede porque, si bien Google reconoce y muestra a los usuarios trabajando simultáneamente en el documento, hay cierta latencia para actualizar las modificaciones. O bien, a veces sucede que dejamos un documento abierto para editar y otro compañero lo modifica más tarde sin consultar.
Para evitar contratiempos de ese tipo, Google Sheets permite bloquear datos para prevenir errores de modificaciones. Se puede proteger desde una o varias filas y columnas hasta una única celda.
4. ¿Nombres y apellidos por separado? Sí, se puede
Si necesitas dividir los datos contenidos en una sola celda en varias, puedes usar la opción “dividir texto en columnas” (que encontrarás en el menú “Datos”). Este recurso puede ser extremadamente útil si necesitas limpiar datos. Por ejemplo, si necesitas dividir nombres y apellidos en columnas separadas en tu hoja.
En línea con la función anterior, muchas veces sucede que la información de un campo necesita estar dividida. El ejemplo más claro para esto es, como mencionamos, en el caso de los campos con nombres y apellidos.
¿Te ha pasado consolidar dos planillas de cálculo en las cuales había campos diferentes? En el caso de los nombres y apellidos, para emparejar esa información tenemos dos opciones: hacerlo manualmente o, la más conveniente, utilizar la herramienta “Dividir texto a columnas” de Google Sheets.
Para esto, haz clic en el menú desplegable situado junto a “Separador”.
También puedes eliminar filas con datos repetidos y eliminar espacios adicionales desde la misma función.
5. Importa datos de otras hojas
En lugar de mantener los datos en varias hojas, puedes simplemente importar datos de una hoja a otra. Esto también significa que solo necesitas actualizar los datos en un lugar (y no en varias hojas) y, en definitiva, ahorrar mucho tiempo.
La funcionalidad en cuestión se llama IMPORTRANGE y te permitirá tener muchas encuestas en línea corriendo a la vez y poder visualizar todo en un mismo lugar.
Se trata de una función exclusiva de Google la cual permite importar un intervalo de celdas de una hoja de cálculo específica. Así, IMPORTRANGE consiste en permitir poder pasar la información desde una “Hoja fuente”, es decir, la hoja que contiene la información inicial, a una “Hoja destino”
En la hoja destino se sincronizará la información desde la hoja fuente y esto lo va a hacer de forma unidireccional. Es decir, sincronizará de la hoja fuente a la hoja destino pero no viceversa (desde la hoja destino no se puede modificar la información de la hoja fuente).
6. Genera “minigráficos” con SPARKLINE
Puedes agregar fácilmente minigráficos a tus hojas de cálculo para ver rápidamente las tendencias en la información. Se trata de la función SPARKLINE.
Esto puede ser especialmente útil si quieres comparar datos (como métricas de Google Analytics) o si deseas convertir tu hoja en un tablero de control.
En el caso de las encuestas en línea, la función sirve para preguntas de puntuación. Allí, SPARKLINE te permite ver rápidamente cómo se modifica la opinión de los usuarios en un gráfico dentro de Google Sheets.
7. Explora la información a través de gráficos
¿Te estás quedando sin ideas sobre cómo visualizar los datos? Puede usar la función Explorar para ver formas sugeridas de presentar sus datos.
Utiliza Explore para ver archivos, imágenes o información que puedes usar para terminar el análisis de los datos de tu encuesta web. Explora “Temas” para ver resultados de búsqueda de temas relacionados con tu documentos. También agrega una “Investigación relacionada” con lo que está en tu documento insertando una cita.
Además, sirve para añadir imágenes o información de otros documentos o de la web, agregar una imagen, gráfico, una nota al pie, un enlace o sugerencia.
8. ¡Convierte los datos de tu encuesta en línea en una app!
¿Se puede crear una app en minutos tomando la información de Google Sheets y sin conocimiento de programación? Sí, se puede.
La respuesta llega desde Glide Apps, una herramienta online simple y entretenida con la que podrás tomar la información de la hoja de cálculo y convertirla en una app fácil de usar y estéticamente atractiva.
A modo de ejemplo, un departamento de Recursos Humanos puede usar Glide Apps para crear una app con el directorio personalizado de toda la empresa, con nombres, cargos, nuevas incorporaciones y fechas de cumpleaños de los colaboradores. Todo eso, claro, tomando la información de una planilla de Google Sheets.
También puedes crear crear una app a partir de una planilla con el inventario de tu comercio. Glide Apps creará una app básica con la información incluida en la planilla (por ejemplo, productos, cantidades disponibles, precios, etc.). También podrás personalizarla agregando elementos, modificar el diseño, cambiar colores, añadir fotos y logos de tu empresa y hasta activar chats y comentarios.
Luego, podrás compartir la app con un link a tu audiencia y ellos podrán agregarla en su smartphone u otros dispositivos.
Estos son apenas dos ejemplos de lo que puedes hacer con Glide Apps. Además, la app se mantiene sincronizada en todo momento con la planilla de Google. Por eso, si haces algún cambio en esta última, se verá inmediatamente reflejado en la app.
Glide Apps es una plataforma freemium, con distintos planes individuales y para organizaciones.
Integra Survey Kiwi con Google Sheets y otras herramientas digitales y en la nube, lo que potenciará el valor de los datos de tu encuesta. ¡Ingresa ahora a nuestro sitio web! Podrás crear tu primera encuesta online en unos pocos pasos.