Durante las primeras semanas de marzo de 2020, los gerentes de todas las empresas tuvieron que enfrentar el desafío de reconfigurar muchos de los aspectos del negocio y de la mayoría de las empresas operaban.
No hace falta entrar en detalles, todos conocemos qué es lo que ha pasado en el mundo a partir de entonces.
Lo cierto es que uno de los aspectos no tan comentados sobre cómo se vivió este cambio a partir de la cuarentena impuesta por la pandemia Covid-19 es el de cómo lo vivieron los empleados de manera interna.
En ese contexto, muchas compañías han hecho distintos tipos de reuniones virtuales para que todo el equipo pueda compartir comentarios sobre cómo estaba viviendo esta particular situación.
Seguramente recuerdes estos momentos. Algunas empresas han solicitado a los colaboradores feedback informal sobre cómo estaban atravesando ese proceso. Otras han establecido métodos más estructurados para ello.
Una herramienta efectiva
En este marco, las encuestas de pulso son las herramientas más correctas y eficientes para medir este tipo de procesos de manera recurrente, con preguntas específicas y dirigidas a un grupo particular.
Al contexto post Covid-19 ya descripto vale agregar que el lugar de trabajo está evolucionando a un ritmo acelerado con la inclusión de prácticas integrales e innovadoras de participación de los empleados.
Así, medir su nivel de compromiso le permite a las compañías monitorear de manera directa su cultura organizacional. Por eso, deben desarrollar estrategias para hacer que sus encuestas de pulso sean más efectivas e inmunes a la fatiga de una encuesta de clima tradicional.
Las encuestas de pulso son las herramientas más correctas para medir procesos de manera recurrente, con preguntas específicas y dirigidas a un grupo particular
Medir el compromiso
Las encuestas de pulso son más pequeñas y rápidas que las convencionales. Están estratégicamente diseñadas para medir el compromiso de los empleados y recopilar sus comentarios de forma anónima.
De esta manera, permiten que la gerencia recopile y descubra la opinión de los colaboradores de manera eficiente a lo largo del tiempo. Si bien este formato no tiene una duración rígida, en general no suelen extenderse a más de 10 preguntas. Por eso, los líderes las usan para encuestar a los empleados de un departamento en particular donde se ha tomado una acción estratégica. Como el número de preguntas es limitado, el procesamiento de los resultados es fácil y rápido.
Existen muchas otras razones por las que empresas de todo el mundo utilizan las encuestas de pulso para recopilar datos sobre el compromiso de los empleados. Una de las principales es que no son largas ni tediosas.
Como son cortas, no frustran a quienes deben completarlas y las probabilidades de conseguir respuestas honestas son más altas. Por eso, son generalmente inmunes a la fatiga y al abandono. Esto se debe a que los empleados saben que las terminarán rápidamente.
A esta altura quizás ya hayas adivinado el porqué de su nombre. Se llaman así porque ayudan a comprobar el 'pulso' de tus empleados. Contribuyen a que la organización pueda comprender las reacciones y los comentarios de su personal con respecto a cualquier cambio, una nueva política de la empresa o un nuevo software que se ha comenzado a utilizar, entre otros aspectos.
Además, en general funcionan mejor que las encuestas de clima anuales en lo que respecta a la recopilación frecuente de comentarios.
5 razones por las cuales deberías utilizar encuestas de pulso
En rigor, las razones por las que las encuestas de pulso son más efectivas y funcionan bien en las organizaciones son muchas:
1. Permiten medir en tiempo real el engagement y la satisfacción de colaboradores
A diferencia de las encuestas de clima tradicionales, en las encuestas de pulso se pueden recibir comentarios con frecuencia y rapidez. Esto significa que permiten entender cuál es el grado de satisfacción y compromiso de los empleados para con la empresa en este momento.
Además, las encuestas de pulso permiten accionar para mejorar su experiencia. Así, da voz a los colaboradores y los hace sentir más valorados. Por eso, son un excelente vehículo para generar cambios en la organización y para incrementar la motivación de los empleados.
2. Ofrecen información específica
Las encuestas anuales son largas y cubren una amplia gama de temas. Si bien ofrecen una visión general básica de los niveles de compromiso de los empleados, no son el mejor recurso para acceder a información sobre iniciativas estratégicas específicas.
Las encuestas de pulso, en cambio, son más específicas y permiten medir el compromiso de los empleados con mayor exactitud. También se pueden orientar para recopilar comentarios de un grupo pequeño y específico. Más adelante volveremos sobre este tema.
Además, la acción de solicitar feedback contribuye a generar mayor felicidad y satisfacción en los empleados, lo que a su vez los hace más productivos.
Muchos empleados sostienen que los problemas culturales son una razón para cambiar de trabajo. Por eso, asegurarse de promover una cultura corporativa positiva tiene grandes beneficios para cualquier organización. Las encuestas de pulso permiten conocer la temperatura exacta de cómo es percibida esa cultura corporativa.
3. Sirven para analizar mejoras en el tiempo
Las encuestas de pulso de los empleados son el sustento para tomar medidas inmediatas.
Observar y revisar las respuestas obtenidas después de algún acontecimiento interno conmocionante ofrece una fotografía interesante respecto a cómo está la motivación y la moral de los empleados.
Por ejemplo, tomando el caso de los cambios que el Covid ha provocado en las organizaciones, supongamos que se les preguntó sobre las condiciones de trabajo y luego se les dieron más beneficios por trabajar desde su casa. Se puede entonces usar una encuesta de pulso para ver cuál fue el efecto de este cambio durante y después de que se llevó a cabo esa iniciativa.
Además, el hecho de solicitar comentarios de los empleados con frecuencia funciona como una clara demostración de que a tu empresa le importan los comentarios de los empleados.
4. Son cortas y rápidas
A diferencia de la encuesta anual tradicional de empleados que puede usar una organización, estas encuestas de pulso son rápidas de completar, lo que reduce los costos financieros y de tiempo en los que tradicionalmente invierten las organizaciones para encuestar a su personal.
Por ejemplo, el tiempo típico de finalización de una encuesta de pulso es de alrededor de 90 segundos. Así, si una organización tuviera una cadencia (frecuencia) de encuestas de cada dos semanas, esto significa que cada empleado dedica menos de una hora al año a completar estas encuestas.
5. Son efectivas
Usualmente, las encuestas utilizadas para medir el clima interno o conocer opiniones de los empleados se centran en una amplia gama de temas y tienen preguntas dirigidas a toda la organización. Procesar y filtrar los datos recopilados es un proceso que consume tiempo y esfuerzo en comparación con las encuestas de pulso.
Además, los líderes pueden obtener información en tiempo real sobre los comentarios o el compromiso de los empleados y tomar medidas rápidas sobre la base de los resultados de la encuesta.
Como ya explicamos, las encuestas anuales son largas y cubren una amplia gama de temas. Por lo tanto, ofrecen una visión general básica de los niveles de compromiso de los empleados y no ofrecen información sobre iniciativas estratégicas específicas.
En el otro extremo, las encuestas de pulso pueden ser más específicas y medir el compromiso de los empleados con mayor precisión. Esto permite, entonces, tomar medidas estratégicas de manera precisa y en el lugar requerido.
Como las encuestas de pulso son cortas, no frustran a los colaboradores y las probabilidades de que los empleados respondan honestamente son más altas
3 consejos para desarrollar encuestas de pulso en tu organización
Como ya habrás notado, las encuestas de pulso tienen grandes ventajas: son breves, flexibles, específicas y menos vulnerables a la fatiga de la encuesta.
Ahora bien, ¿qué es necesario para pensar y ejecutar una estrategia de encuestas de pulso?
A continuación, te presentamos 3 pasos necesarios para que puedas crear una encuesta de pulso efectiva para tu compañía.
1. Planificación
Como primera medida, una buena encuesta de pulso necesita que desarrolles una planificación adecuada.
Para ello, es necesario que repases algunas preguntas necesarias a la hora de plantear tu encuesta de pulso. A saber:
- ¿Cuál es el propósito de la encuesta?
- ¿Cuáles son los objetivos de la encuesta?
- ¿Quién es el público adecuado para esta encuesta?
- ¿Cuál debería ser la frecuencia para las encuestas y cuál debería ser el plan de acción de seguimiento después de registrar las respuestas?
2. Preguntas
Como ya hemos visto, la cantidad de preguntas en las encuestas de pulso es menor que en una tradicional y la ventana de tiempo para recopilar comentarios de los empleados es más corta. Por eso, los cuestionarios deben ser efectivos y simples:
En ese sentido, es importante que diseñes tus encuestas con las preguntas imprescindibles y necesarias. Aquí, te recordamos algunos consejos para que sepas cómo elegir las preguntas correctas:
- Ten siempre presente el objetivo de la encuesta.
- No incluyas demasiadas preguntas. En promedio, las encuestas de pulso tienen 10 preguntas. Puedes hacerlas de un mínimo 5 y un máximo de 15, pero te recomendamos no sobrepasar esos límites para respetar su esencia.
- Siempre ten en cuenta que se deben recopilar datos significativos. Las preguntas deben apuntar a eso y evitar enfocarse en temas intrascendentes.
- Por último, pero no menos importante, planifica bien las opciones de respuesta para que sean concluyentes. Es decir, deben ofrecer alternativas concretas en lugar de suposiciones vagas.
3. Plataformas de encuestas online
Tal vez la recomendación más importante que debes recordar a la hora de gestionar una encuesta de pulso es la manera de canalizarla. Allí, las plataformas de encuestas online emergen como una alternativa muy práctica a la hora de desarrollar tu encuesta de pulso, distribuirla y analizar los resultados.
No solo permiten diseñar este tipo de cuestionarios con mayor facilidad, sino que también cuentan con recursos para que sean visualmente atractivas y estén alineadas a la identidad visual corporativa de tu compañía.
Además, ofrecen funcionalidades avanzadas para compartirlas. En relación a este tema, te dejamos tres recomendaciones para poder aprovechar al máximo el potencial de las plataformas de encuestas online para las encuestas de pulso:
- Utiliza una pregunta de escala al comenzar: Luego de la pantalla de bienvenida, la encuesta online debe apuntar desde el principio a conocer el grado de satisfacción de la persona que responde. La mejor manera de hacerlo es mediante una pregunta de escala. Se trata de una opción fácil de entender y responder, que brindará un primer acercamiento muy claro a la opinión que los colaboradores de tu empresa tienen de su experiencia de trabajo. Es, en cierto modo, un buen resumen de su nivel de satisfacción.
- Aplica la lógica de salto para adaptar la encuesta a medida: a partir de esa pregunta de escala inicial, te recomendamos personalizar la encuesta utilizando esta funcionalidad, que sirve para que cada encuestado “salte” directamente a una determinada pregunta del cuestionario online. Por ejemplo, para conocer la opinión de colaboradores poco o nada satisfechos con la organización, se puede utilizar la respuesta que brindaron en la pregunta inicial descripta más arriba para determinar su recorrido posterior para focalizar en las preguntas de los que otorgaron puntajes entre 0 y 6 continuarán y obtener más profundidad.
- Combina distintos formatos de preguntas: las respuestas de cada encuestado son la base para diseñar una encuesta específicamente aplicable a su experiencia. Por eso, además de las escalas, es recomendable formatos como preguntas de opción múltiple, o también de ranking, para que el encuestado ordene una lista de alternativas según sus gustos y preferencias. También puedes agregar alguna pregunta abierta para dejar que se exprese con mayor profundidad.
Conclusiones
Si bien las encuestas de pulso son muy efectivas, su éxito depende de la forma en que las aproveches.
Lo ideal es que las realices con una frecuencia que sea suficiente para que puedas evaluar los resultados de la encuesta y realizar cambios de acuerdo esos hallazgos y darle la oportunidad a los empleados vean o sientan esos cambios.
También, te sugerimos que te enfoques en medir a través de ellas aquellos temas que pueden fluctuar y provocar respuestas conflictivas de los empleados.
Además, siempre recuerda y ten presente la regla de oro: estas encuestas deben ser cortas, atractivas y significativas.
De esta manera, las encuestas de pulso permitirán que tu organización entienda el nivel de compromiso de los empleados y te servirán para monitorear su sentimiento de equipo sin los costos o esfuerzos de las encuestas tradicionales. Esta es la principal razón por la cual empresas de todo el mundo adoptan este enfoque más ágil para recopilar el feedback de empleados.
Esperamos que esta información te haya resultado útil y que te incentive a generar encuestas de pulso para poder medir el clima en tu organización en este momento. ¡Muchos éxitos en ese proceso!